A exigência legal
A lei brasileira exige que todo sócio ou acionista não residente no Brasil nomeie procurador domiciliado no país, com poderes para receber citação em questões societárias e fiscais e para representá-lo perante a Junta Comercial, a Receita Federal e o Banco Central. A nomeação é registrada no cadastro fiscal do sócio e nos arquivamentos da empresa. Sem ela, a empresa não pode ser registrada.
Separadamente, toda empresa precisa de ao menos um administrador. A lei brasileira passou a permitir que um não residente ocupe o cargo, desde que seja constituído procurador residente com poderes para receber citação (que devem permanecer válidos por pelo menos três anos após o administrador deixar o cargo) e que a nomeação, os poderes e os registros exigidos pela Junta Comercial, pelo fisco e pelo Banco Central sejam devidamente concluídos. Na prática, porém, bancos, registros e contrapartes ainda esperam um signatário residente, e um administrador não residente acrescenta atrito a cada protocolo. A maioria dos sócios estrangeiros, portanto, nomeia um administrador residente com poderes claramente limitados.
Procurador ou administrador
| Procurador do sócio | Administrador da empresa | |
|---|---|---|
| Representa | O sócio estrangeiro pessoalmente | A empresa brasileira |
| Base | Procuração | Nomeação no contrato social ou em instrumento separado |
| Poderes típicos | Receber citação; assinar atos societários em nome do sócio; atuar perante registros | Assinar arquivamentos e declarações fiscais; representar a empresa perante autoridades; poderes operacionais conforme definidos |
| Responsabilidade | Atua dentro do mandato | Deveres de diligência e lealdade para com a sociedade; responsabilidades definidas na legislação societária, tributária e trabalhista |
A mesma pessoa pode exercer os dois papéis, o que é eficiente. O que importa é que os poderes de cada papel sejam definidos com precisão por escrito.
Quais poderes outorgar
Um mandato bem redigido outorga o necessário e nada mais. Para uma constituição típica e a conformidade contínua:
- Receber citação e notificações oficiais, com o dever de encaminhá-las imediatamente.
- Assinar documentos de constituição, alterações e aprovações societárias anuais conforme instruído.
- Atuar perante a Receita Federal, a Junta Comercial, o Banco Central e as autoridades estaduais e municipais.
- Assinar declarações fiscais e obrigações acessórias preparadas pelos contadores.
Poderes para movimentar contas bancárias, assinar contratos comerciais, contratar e demitir empregados ou dispor de ativos devem ser outorgados apenas quando o negócio realmente precisar que o representante os exerça, e então com limites de valor e dever de prestar contas.
Por que um advogado
O mercado brasileiro oferece "nominees" que não são advogados e, em alguns casos, acumulam dezenas de nomeações. Os riscos são reais: um nominee sem regulação não deve a você nenhum dever profissional, não está sujeito a nenhum órgão disciplinar e pode ser difícil de substituir se a relação azedar. Um representante inscrito na OAB está sujeito ao Código de Ética, às normas de sigilo profissional e à jurisdição disciplinar da Ordem e, portanto, pode ser responsabilizado perante ela.
Salvaguardas que você deve exigir
- Contrato escrito definindo escopo, honorários, prestação de contas e rescisão.
- Procuração com poderes enumerados, limites de valor e prazo de validade.
- Procedimento de revogação e transição, para substituir o representante sem interrupção.
- Seguro de responsabilidade profissional e uma pessoa nomeada, não um prestador corporativo anônimo.
Substituindo seu representante
Você pode revogar a procuração e nomear novo administrador a qualquer tempo. A alteração é arquivada na Junta Comercial e atualizada nas autoridades fiscais e no Banco Central. Sócios que depois se mudam para o Brasil, ou que contratam um diretor local, normalmente fazem a transição nesse momento. Na Brazil Company Setup, a transição faz parte do serviço.